Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Exacta översättningar AB med organisationsnummer 556949-6036 (nedan ”Exacta”) är en privatägd översättningsbyrå som utför språk- och därmed relaterade tjänster för våra kunders räkning. Exacta är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter på denna webbplats och i våra tjänster.

Du som vill komma i kontakt med oss angående hanteringen av dina personuppgifter kan nå oss på:

Postadress: Exacta översättningar AB, Box 805, 101 36 Stockholm

Telefon: 08-22 00 44

E-post: info@exacta.nu

 

Din trygghet är viktig för oss

Vår målsättning är att du ska kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss på Exacta översättningar. Vi är beredda att vidta alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i GDPR.

 

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person. Det innebär att vitt skilda uppgifter som t.ex. namn och kontaktuppgifter, IP-adresser, gjorda val och beteenden utgör personuppgifter.

 

Behandling av dina personuppgifter

Exacta behandlar dina personuppgifter när du:

  • skickar in en offertförfrågan eller fråga om våra tjänster via e-post eller formuläret på vår webbplats,
  • beställer en språktjänst eller kringtjänst av oss,
  • söker lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning eller praktikplats hos oss,
  • söker kontakt med oss i övrigt.

 

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Kunder och prospekt:

När privatpersoner gör beställningar och offertförfrågningar registreras:

  • namn, adress, telefonnummer och e-postadress.

När företrädare för ett företag gör beställningar och offertförfrågningar registreras:

  • namn på företagets kontaktpersoner, deras befattning och avdelningstillhörighet samt deras adress, telefonnummer och e-postadress till arbetsplatsen och, när företaget är en enskild firma, beställarens personnummer.

När du besöker vår webbplats registreras:

  • Information om användningen av webbplatsen, bland annat vilka undersidor som besökts, browserinställningar och IP-adress. Se avsnittet Personuppgifter i samband med besök på webbplatsen nedan för mer information.

När du kontaktar oss via kontaktformuläret på vår webbplats registreras:

  • Namn, organisation, e-post, telefon och ditt meddelande.

Leverantörer och arbetssökande:

När du skickar in intresseförfrågningar för att du vill bli underleverantör till oss kan vi komma att registrera:

  • namn, adress, telefonnummer, företagsnamn, e-post, personnummer, organisationsnummer, födelsedatum, prisuppgifter, CV, titel, språkriktningar, ämnesområden du översätter, vilka tjänster du tillhandahåller, foto, programvara, ditt brev till oss, länkar till din webbplats eller andra webbplatser (t.ex. ProZ eller LinkedIn).

Om du sedan blir leverantör till oss kan vi förutom ovanstående även komma att registrera:

  • omdömen på arbete du utför åt oss, omdömen om din samarbetsförmåga (servicenivå och förmåga att leverera i tid), information om de jobb du utfört åt oss.

I övriga situationer registreras de uppgifter som du valt att lämna. Exactas strävan är att inte registrera känsliga personuppgifter såsom uppgift om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa och sexualliv. Om du själv lämnar sådan information, till exempel för att de förekommer i de texter och dokument som du skickar till oss för få dem översatta eller språkgranskade eller på annat sätt behandlade av oss genom våra tjänster eller i ditt CV, förutsätter vi att du vill lämna uppgifterna till oss.

 

Vad används uppgifterna till?

Kunder och prospekt

När du beställer eller ber om offert på språktjänster av oss, per telefon, per e-post, via vår webbplats eller brev registreras de personuppgifter som du lämnar i vårt klientregister och används för administration av ditt ärende, dvs. för att vi ska kunna fullgöra avtalet mellan oss eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan avtalet ingås (offertgivning).

Uppgifterna kan också komma att användas för marknadsföringsändamål, för uppföljning och utveckling av Exactas tjänsteutbud samt för att informera om sådant du som kund kan ha nytta av att veta, såsom sommarsemestrar, frånvaro, nya tjänster, nyanställningar m.m.

Personuppgifter som förekommer i texter och dokument som du skickar till oss för att få dem översatta eller språkgranskade eller på annat sätt behandlade av oss genom våra tjänster behandlar vi enbart för att du som kund har skickat uppgifterna till oss för att kunna utnyttja våra tjänster.

 

Leverantörer och arbetssökande

När du söker lediga tjänster, skickar in intresseförfrågningar avseende anställning, praktikplats eller uppdrag hos oss eller vill bli kontaktad av oss använder vi dina personuppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem, dvs. för att kunna kontakta dig om vi är intresserade av dina tjänster samt för att kunna matcha din kompetens mot kundförfrågningar.

 

Hur vi lagrar personuppgifterna

Uppgifter om kunder och prospekt lagrar vi i en kunddatabas som administreras online av vår projektsystemleverantör.

Uppgifter om leverantörer lagras i en leverantörsdatabas som administreras online av vår projektsystemleverantör.

Intresseförfrågningar avseende möjligheten att få bli underleverantör till oss sparas i en särskild mapp för ansökningar i Outlook, som administreras av vår dataleverantör Office management, och, om vi finner din ansökan intressant, i vår leverantörsdatabas hos projektsystemleverantören.

Ansökningar till lediga tjänster sparas i mappar på vår server och i en mapp i Outlook.

 

Utlämnande av personuppgifter till tredje part

Den information som vi registrerar om kunder och leverantörer i vårt projektsystem används endast internt och för ovan angivna syften. Personuppgifterna i klient- och leverantörsregistret lämnas aldrig ut till utomstående, det vill säga till personer eller företag utanför Exacta. Dock registreras de i en databas hos vår projektsystemleverantör.

Uppgifter du lämnar till oss när du söker lediga tjänster, skickar in intresseförfrågningar avseende anställning, praktikplats eller uppdrag hos oss eller vill bli kontaktad av oss lämnas aldrig ut till tredje part, och används endast i ovan angivet syfte. Uppgifterna sparas dock i en mapp i Outlook som ligger hos en extern dataleverantör (Office management) samt, om vi finner din ansökan intressant, i en databas på en extern server hos vår projektsystemleverantör.

De texter och dokument som du skickar till oss för att få dem översatta eller språkgranskade eller på annat sätt behandlade av oss genom våra tjänster kan ibland innehålla personuppgifter, även känsliga personuppgifter. De kan komma att lämnas ut till Exactas leverantörer av språktjänster, ibland även utanför EU/EES-området, i syfte att fullgöra avtalet och leverera språktjänsten. Eventuella utskrifter av dessa dokument destrueras.

I samtliga ovan nämnda situationer är Exacta personuppgiftsansvarig och de leverantörer som Exacta använder sig av är personuppgiftsbiträden. Personuppgifts­biträderna är skyldiga att följa Exactas instruktioner och har inte rätt att lämna ut dina personuppgifter till någon annan eller att använda dem för andra ändamål än vad som omfattas av Exactas instruktioner. Personuppgiftsbiträdena är även skyldiga att vidta vissa tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Slutligen kan personuppgifter även komma att lämnas ut om så krävs enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

 

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande dvs. tillhandahålla tjänsten, fakturera, hantera eventuella synpunkter eller klagomål, använda dina tidigare översättningar som referensmaterial m.m. Har du samtyckt till att dina kontaktuppgifter ska få ligga kvar i vårt klientregister för marknadsföringsändamål även efter det att kundförhållandet har upphört, ligger de kvar till dess du önskar att uppgifterna ska tas bort.

Uppgifterna i leverantörsregistret sparar vi så länge vi tycker att vi har nytta av dem eller tills du meddelar oss att du vill bli borttagen.

Spontana ansökningar från leverantörer sparar vi i 2 år.

Ansökningar till lediga tjänster sparas i tre månader efter att tjänsten tillsatts.

 

Dina rättigheter som registrerad

Du har rätt att en gång per år kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om Exacta har om dig. Du ska i sådant fall begära att få ett skriftligt registerutdrag från personuppgiftsombudet (se nedan). Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du begära att uppgiften ändras. Du har också rätt att kräva att få bli raderad om detta inte möter juridiska hinder (till exempel bokföringslagen) eller begränsa användningen av dina personuppgifter. Exacta kommer att vidta lämpliga åtgärder för att hantera förfrågningar, krav och klagomål. Exacta kommer att besvara ditt ärende inom trettio (30 dagar).

I Sverige ansvarar Datainspektionen för efterlevnad av dataskyddsförordningen. Om du vill ha mer information om dina rättigheter inom integritetsfrågor eller rikta ett klagomål mot Exacta gällande ett ärende som vi inte har lyckats lösa med dig kan du kontakta Datainspektionen på telefon 08-657 61 00, via e-post datainspektionen@datainspektionen.se eller skicka ett brev till Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm.

 

Personuppgifter i samband med besök på webbplatsen

Cookies, analysverktyg och dataöverföring

Exactas webbplats använder WordPress som publiceringsplattform och är framtagen och administreras av Triggerfish webbyrå.

Cookies

På Exactas webbplats används cookies. Cookies är små textfiler som lagras på din dator och används för att följa vad du gör på webbplatsen. Det finns två typer av cookies; permanenta cookies och sessionscookies.

Permanenta cookies

En permanent cookie ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid. På Exacta används dessa för att förbättra webbplatsen genom att få statistik hur en besökare använder webbplatsen, till exempel vilka sidor som läses mest och hur användare rör sig i navigeringen.

Sessionscookies

En sessionscookie lagras tillfälligt i datorns minne under tiden en besökare är inne på en webbsida. Sessionscookies försvinner när du stänger din webbläsare. På denna webbplats används sessionscookies för att hantera information som du lämnar när du använder Exactas formulär.

Om du inte accepterar att cookies används kan du stänga av cookies i din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en fråga varje gång webbplatsen försöker placera en cookie på din dator. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas, se webbläsarens hjälpsidor för mer information.

Post- och telestyrelsen är tillsynsmyndighet på området, läs gärna mer om cookies på deras webbplats.

Analysverktyg för webbstatistik

Exacta använder Google Analytics som ett hjälpmedel för att få en bild av hur besökare använder webbplatsen. Analysverktyget använder cookies och informationen som genereras av dessa genom din användning av webbplatsen (inklusive din IP-adress) kommer att vidarebefordras till och lagras av Google på servrar i USA. Denna information används i syfte att utvärdera besöksstatistik, exempelvis för att förbättra innehåll, navigation och struktur. Google kan också överföra denna information till tredje parter om det krävs enligt lag eller i de fall en tredje part behandlar informationen för Googles räkning. Google kommer inte att koppla samman IP-adresser med andra data som Google innehar.

Exacta använder endast denna information på ovan angivet sätt och kan aldrig koppla ihop denna information med dina personuppgifter. Om du ändå inte vill att dina besök på Exacta ska visas i statistiken i Google Analytics finns det ett tillägg som du kan installera i din webbläsare. Tillägget hämtar du på Googles webbplats. Du kan också neka användningen av cookies (se ovan) genom att välja vissa inställningar i webbläsaren.

De personuppgifter som anges i kontaktformulären lagras på webbplatsen i trettio dagar och trafiken från webbplatsen raderas efter en vecka.

Länkar

Observera att för länkar till andra webbplatser som förekommer på Exactas webbplats gäller inte denna policy. Här gäller att du bör informera dig om dessa webbplatsers integritetspolicy innan du lämnar ut dina personuppgifter.

Säkerhet

Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över internet. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. Exacta har emellertid vidtagit alla rimliga tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse.

Ändring av denna integritetspolicy

Exacta kan komma att göra ändringar i denna integritetspolicy från tid till annan. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på Exactas webbplats.

Senast uppdaterad: 2018-05-25